Một phần mềm quản lý khách sạn, hay còn gọi là PMS (Property Management System), là một phần mềm ngày càng hữu ích trong nhiều khách sạn hiện đại, trợ giúp người quản lý và nhân viên thực hiện các công việc khác nhau. Tuy nhiên, để có thể đưa ra quyết định đầu tư xây dựng một phần mềm PMS tốt, mọi người cần nắm rõ phần mềm quản lý khách sạn đó có thể làm được việc gì. 1. Hệ thống quản lý khách sạn là gì? PMS một hình thức cho phần mềm khách sạn, hỗ trợ nhiều khách sạn, khu nghỉ dưỡng và một số tài sản tương tự để làm các nhiệm vụ và hoạt động hàng ngày. Phần mềm thường bao gồm nhiều công việc quản lý và quản trị, với nhiều ví dụ bao gồm đặt chỗ, xử lý thanh toán, phân tích hiệu suất và quản lý hàng tồn kho. 2. Tại sao mỗi khách sạn cần một hệ thống PMS? Một biện pháp ứng dụng quản lý khách sạn ngày một quan trọng bởi lĩnh vực khách sạn hiện đại được thúc đẩy bởi công nghệ. Với những nguồn đặt phòng có thể đến từ nhiều nguồn, giá nên được thay đổi thông minh cho mục tiêu theo dõi thu nhập. Quy trình hoạt động từ khâu tiếp nhận thông tin khách hàng, phục vụ, cung cấp dịch vụ,… cho tới quá trình thanh toán, trả phòng cần được diễn ra đồng bộ, linh động và chuyên nghiệp. Điều này vừa hỗ trợ khách sạn tiết kiệm được chi phí, thời gian, lại vừa tăng sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Và phần mềm quản lý khách sạn có thể giúp giải quyết với một số thử thách này. Một phần mềm quản lý khác sạn hoàn hảo sẽ cho phép nhân viên loại bỏ các thủ tục giấy tờ không nên thiết và thực hiện các nhiệm vụ quan trọng hiệu quả hơn. Thêm vào đó, phần mềm có thể giúp giảm chỗ trống và đặt phòng chồng chéo. 3. Các tính năng quan trọng nhất của hệ thống quản lý khách sạn là gì? Mặc dù có rất một số đơn vị cung cấp hệ thống PMS trên thị trường, vấn đề đáng nói nhất là cần xác định một hệ thống có nhiều tính năng tuyệt vời cho khách sạn của bạn. Dưới đây là một trong số tính năng quan trọng nhất của một hệ thống quản lý khách sạn. a. Đặt phòng Chức năng trước tiên và cũng là cơ bản nhất mà hệ thống quản lý khách sạn cần có là khả năng xử lý những yêu cầu đặt phòng khách sạn. Một hệ thống hoàn hảo sẽ cho phép nhân viên không quá khó thực hiện một số nghiệp vụ đặt phòng bao gồm: check-in, check-out, thay đổi phòng, ghép phòng, kiểm tra tình trạng phòng,… b. Dữ liệu khách hàng lĩnh vực công nghiệp khách sạn ngày càng phụ thuộc vào dữ liệu, đặc biệt là dữ liệu thông tin khách hàng. Vì lý do này, điều cần thiết là hệ thống quản lý khách cần bao gồm chức năng quản lý dữ liệu khách hàng cũng như nhiều thói quen của họ như: khác hàng đã đến khách sạn bao nhiêu lần, đã sử dụng một số dịch vụ nào,… Điều này giúp khách sạn có thể xây dựng được một bộ dữ liệu những khách hàng thân thiết cũng như là cơ sở cho các chiến dịch quảng bá dịch vụ, những chương trình khuyến mãi tới nhiều khách hàng của mình. c. Tùy chọn thanh toán và hóa đơn Tiếp theo, việc quan trọng là một hệ thống quản lý tài sản nên cung cấp một loạt nhiều tùy chọn thanh toán khác nhau. Điều này nên bao gồm các tùy chọn xử lý thanh toán cho nhân viên lễ tân, cùng với xử lý thanh toán điện tử cho những đặt phòng được thực hiện trực tuyến bằng thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ. Phần mềm cũng phải cho phép một số email xác nhận được gửi nhanh chóng. Ngoài ra, phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất phải có thể tạo hóa đơn hoặc biên lai cho khách hàng, để có thể đơn giản phát hành chúng khi thanh toán hoặc sau khi sử dụng bất kỳ dịch vụ khách sạn trả phí nào. d. Báo cáo Cuối cùng, hệ thống quản lý khách sạn cần bao gồm chức năng báo cáo tự động. Điều này sẽ cho phép nhân viên khách sạn truy cập nhanh các báo cáo dựa trên dữ liệu mới nhất và nhiều báo cáo này có thể được liên kết với hiệu suất của khách sạn, thông tin tài chính hoặc những quy trình và nhiệm vụ quản lý khách sạn. Một phần mềm quản lý khách sạn, hay hệ thống PMS, rất nên thiết trong thị trường khách sạn hiện đại, nhưng điều quan trọng không kém là tìm được phần mềm khả quan với yêu cầu của bạn. Nếu quý khách hàng vẫn đang đắn cho chưa biết phải triển khai hệ thống quản lý khách sạn nào thì Ezibee có thể là phương án mà một số bạn vẫn đang tìm kiếm bấy lâu nay. 4. Một số tính năng ưu việt của hệ thống quản lý khách sạn Ezibee một số tính năng chính của Ezibee: Quản lý hoạt động kinh doanh khách sạn, Quản lý các bộ phận kinh doanh, lễ tân, thu ngân, bộ phận buồng, Quản lý khách hàng và các công nợ, Quản lý kho hàng, Thống kê, báo cáo đúng đắn. Phần mềm quản lý khách sạn Ezibee quản lý hệ thống đặt phòng thông minh bằng việc tìm kiếm nhanh và đưa ra danh sách các phòng trống, vị trí và giá nhiều phòng để khách hàng lựa chọn, xử lý những giao dịch đặt phòng hoặc hủy phòng của khách hàng, lưu trữ thông tin của khách hàng và lịch sử đặt phòng của khách. Ezibee hỗ trợ nhân viên lễ tân có thể thực hiện nhận phòng và trả phòng cho khách nhanh chóng, tính hóa đơn và in hóa đơn cho khách hàng, quản lý mọi khách hàng theo đoàn hoặc khách lẻ, phần mềm còn có thể xử lý các vấn đề phát sinh như tách hóa đơn, ghép thêm người vào phòng. Phần mềm quản lý tình trạng một số buồng, phòng để cập nhật tình trạng lên hệ thống thường xuyên, quản lý phòng sạch hoặc phỏng bẩn để lên kế hoạch cho nhân viên dọn dẹp, tránh tình trạng để khách hàng ở phòng không đảm bảo vệ sinh, quản lý tình trạng phòng sau khi khách tới và đi, quản lý những tài sản cố định trong phòng chi tiết. Chức năng quản lý kho chuyên nghiệp hỗ trợ xử lý kiểm toán hàng hóa trong kho bằng một số thao tác nhập và xuất hàng. Phần mềm còn có tính năng đưa ra định mức về lượng hàng trong kho và thông báo cho nhà quản lý biết để kịp thời nhập hàng về phục vụ cho khách hàng, kết xuất báo cáo hàng hóa được sử dụng một số để có phương hướng kinh doanh tốt hơn. Hệ thống quản lý khách sạn Ezibee quản lý dữ liệu của khách hàng cụ thể như tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, quản lý lịch sử giao dịch của khách hàng với khách sạn, quản lý một số công nợ nếu có, đưa ra định mức và hạn cần thu những công nợ. Có thể bạn quan tâm: phần mềm quản lý bida Tính năng xuất báo cáo cụ thể của Ezibee hỗ trợ khách sạn tổng kết tình hình kinh doanh tỉ mỹ cho nhà quản lý. Báo cáo có thể tùy chỉnh nhiều số như ca làm việc, một số dịch vụ kèm theo, báo cáo về lượng khách nghỉ trong ngày, tình hình một số phòng và còn các vấn đề khác trong chuỗi kinh doanh khách sạn.
